TỔNG ĐÀI ẢO LÀ GÌ? NHỮNG LỢI ÍCH MANG LẠI CHO DOANH NGHIỆP

tổng đài ảo

Trong thời đại 4.0, doanh nghiệp cần đi trước đón đầu những công nghệ mới. Việc áp dụng công nghệ vào kinh doanh, quản lý là hoạt động không thể thiếu.

Công nghệ sẽ đảm bảo ưu thế cạnh tranh so với đối thủ. Trong đó, chăm sóc khách hàng là yếu tố cạnh tranh quan trọng hiện nay. Chăm sóc khách hàng với tổng đài ảo là một sự lựa chọn đáng cân nhắc. Vậy tổng đài ảo là gì? Những lợi ích của nó mang lại cho doanh nghiệp?

1. Tổng đài ảo là gì?

Tổng đài ảo có nhiều điểm giống với tổng đài vật lý thông thường. Tuy nhiên, tổng đài ảo có một đặc điểm nổi trội hơn. Đó là bạn không cần nhân viên trực tổng đài 24/24 để trao đổi với khách hàng. Họ có thể làm việc ở bất cứ đâu, trên bất kỳ thiết bị nào.

Như vậy, tổng đài ảo có thể được hiểu là công ty không cần văn phòng cho tổng đài và cũng không cần nhiều thiết bị phần cứng. Nhân viên của bạn sẽ truy cập vào tổng đài bằng cách đăng nhập vào phần mềm online.

2. Tổng đài ảo hoạt động như thế nào?

Tổng đài ảo được cài đặt trên phần mềm máy tính, điện thoại để nghe và gọi cho khách hàng. Nhân viên không cần đến điện thoại bàn và cũng không cần đến văn phòng. Điều quan trọng là tất cả nhân viên chỉ sử dụng số điện thoại doanh nghiệp để nghe/ nhận cuộc gọi. Một đầu số có thể nghe/ gọi cùng lúc nhiều cuộc gọi.

Về cơ chế hoạt động, tổng đài ảo là tổng đài sử dụng Internet và áp dụng công nghệ điện toán đám mây hoàn toàn mới. Tổng đài sẽ truyền âm thanh, dữ liệu qua mạng Internet thay vì đường dây truyền thống.

Để sử dụng tổng đài ảo, doanh nghiệp cần đăng ký đầu số SIP được cung cấp bởi các nhà mạng. Đầu số này cho phép gọi/ nhận nhiều cuộc gọi khác nhau. Doanh nghiệp không cần đi dây điện thoại. Thay vào đó, doanh nghiệp chỉ cần sử dụng ứng dụng tổng đài ảo trên máy tính, di động để chăm sóc khách hàng. Hoặc, họ có thể sử dụng điện thoại IP với dây mạng LAN. Như vậy, nhân viên không cần đến văn phòng vẫn có thể dùng số điện thoại doanh nghiệp để chăm sóc khách hàng.

3. Những lợi ích của tổng đài ảo mang lại cho doanh nghiệp là gì?

Việc sử dụng tổng đài ảo có thể mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Bao gồm:

  • Không cần đầu tư cơ sở hạ tầng viễn thông. Nếu doanh nghiệp chỉ sử dụng phần mềm thì không cần đầu tư thiết bị.
  • Bạn sẽ không bao giờ bỏ lỡ cuộc gọi từ khách hàng. Với tổng đài truyền thống, khi một khách hàng đang được tư vấn, bạn sẽ không thể gọi/ nhận cuộc gọi từ khách hàng thứ hai. Tuy nhiên, với tổng đài ảo, số lượng cuộc gọi vào cùng lúc không bị giới hạn.
  • Gọi nội bộ MIỄN PHÍ. Mặc dù, bạn có nhiều chi nhánh văn phòng ở các tỉnh thành khác nhau, bạn có thể gọi nội bộ với cước phí là 0đ.
  • Cước phí cuộc gọi quốc tế thấp hơn.
  • Nhân viên có thể làm việc ở bất kỳ đâu. Bởi vì, tổng đài ảo sử dụng mạng Internet và có thể lắp đặt trên phần mềm.
  • Dễ dàng quản lý, thống kê các cuộc gọi ra vào hoặc nghe lại ghi âm cuộc gọi.
  • Đánh giá nhân viên dễ dàng hơn. Bạn sẽ biết được nhân viên có tuân thủ quy định công ty trong việc giao tiếp với khách hàng hay không khi nghe lại đoạn ghi âm cuộc gọi.
  • Dễ dàng mở rộng hệ thống. Với tổng đài ảo, việc mở rộng máy nhánh (extension) là điều vô cùng dễ dàng. Bạn không cần đi đường dây nội bộ lằng nhằng và mất thẩm mỹ.
  • Dễ dàng tích hợp với các ứng dụng, hệ thống quản lý khách hàng.

SENBAC CO., LTD.

Email: info@senbac.com
Phone: 1900 7007
Liên lạc trực tiếp theo số điện thoại 1900 7007 hoặc điền vào mẫu bên phải để được tư vấn.




Comments

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *